A kontrolling definíciója

Mint annyi minden a tudomány világában, a kontrolling is számos tudományos és kevésbé szakszerű definícióval is leírható. A kontrolling definíciók, legyenek bármely kacifántosan is megfogalmazva, rendelkeznek közös pontokkal. Ezek a következők:

• a kontrolling egy vezetési alrendszer,
• koordinációs és integrációs feladatokra hívják életre,
• figyelme főként a költségek és eredmények összevetésére, a teljesítmények és a ráfordítások nyomon követésére irányulnak,
• célja a rendszer hatékonyabb működése.

A kontrolling folyamata

A kontrolling tulajdonképpen egy olyan folyamatos tevékenység, amely négy lépésből áll. Nulladik lépés, ami igazából nem kontrolling feladat, hogy meg kell fogalmazni a vállalat céljait. A különböző részterületek a vállalati stratégiából levezetve fogalmazzák meg a belátható üzleti időhorizontra vonatkozó célkitűzéseiket.

Az első kontrolling lépés ezután jön, amikor is a funkcionális területtel közösen megfogalmazásra kerülnek az elvárt, mérhető eredmények, illetve kidolgozásra kerülnek azok a módszerek, amelyek segítségével ezekek mérni fogják. Ez tulajdonképpen a tervezés funkció, amely keretében minden jelentős feladathoz valamilyen elvárt eredményt rendelünk. Habár a kísértés nagy, hogy alacsonyabb értékeket fogalmazzunk meg, esetleg menet közben szállítsuk lejjebb azokat, nem szabad ezt az utat választani, hiszen ezek nem oldják meg a vállalat teljesítmény problémáit. A másik oldalon azonban előállhat olyan eset, amikor a vezető a megfogalmazott célokat lefelé módosítja, hiszen az erőforrásokban, esetleg az üzleti környezetben olyan változások mentek végbe, amelyek ezt a lépést igazolják.

Második kontrolling lépés a vállat üzemi működésének, az első pontban megfogalmazottak alapján való mérése, riportolása. Erre számos módszer létezhet, mindig az adott vállalat, illetve a termék fajtájától függ a visszamérés. A mérés eszköze lehet időkártya, vizsgálati jelentések, értékesítési jegyek, egyéb kimutatások, adatbázisok, stb. Nagyban segíti a kontroller munkáját ha a vállalat működését valamilyen ügyviteli rendszer is segíti, amelyben sokszor a céladatok is rögzítésre kerülhetnek. Ezekben a rendszerekben valósidejű adatokkal dolgozhat a kontroller, ami drámaian csökkenti a beavatkozáshoz szükséges reakció időt.

Harmadik lépés a kontrolling négylépcsős folyamatában az elvárt és a mért valós eredmények összevetése. Az igazság pillanata ez, amikor a vállalati részterületek szembenézhetnek adott időszaki teljesítményükkel. Az esetleges eltérés kielemzése fontos feladat, az eltérések okát megtalálni pedig gyakran nem is olyan egyszerű. Amennyiben az eltérés az előre meghatározott tolerancia szinten belül van, nem kell lépéseket tenni (management by exception).

Negyedik, egyben utolsó lépés a korrektív vagy preventív lépések megtétele abban az esetben, ha az elvárt értékektől eltérőek a mért eredményeink. A szakszerű és sokoldalú elemzési munka után a vállalat vezetése dönthet a beavatkozásról.

A kontrolling folyamat jellemzői

A kontrolling egy véget nem érő, ciklikus tevékenység. A kontrolling segít újabb és újabb problémák, okok feltárásában, amelyekkel újból és újból szembe kell néznie a vállalat vezetésének, arra megfelelő megoldást kell találnia. A kontrolling gyakran negatívan megítélt vállalati funkció, hiszen természeténél fogva alkalmazkodásra, változásra kényszeríti a vállalatot, így annak dolgozóit is.

Ideális esetben minden dolgozó saját felelősségének érzi a kontrolling feladatokat. Egy minőség-, és ügyfélorientált közegben senki nem hagy maga mögött még egy apró problémát sem, mondván „nem az én felelősségem”. A helyes szemlélet szerint a vállalat minden dolgozója, legyen bárhol is a helye a vállalati térképen, felelős az ügyfelekért, azok bizalmáért.

A kontrolling szorosan együttműködik a többi vállalati funkcióval, hiszen például épít a tervezésre, a szervezésre és a vezetési funkciókra.

A kontrolling által mért területek

Kezdetben a kontrolling kizárólag a pénzügyekkel foglalkozott, mára azonban átlépett a könyvelő részleg falain és az egész vállalatra kiterjedt. Tipikusan a következő területeken találkozhatunk a kontrolling tevékenységgel:

• Idő kontrolling. Határidők megtartását, folyamatok időbeni lefutását méri, vizsgálja.
• Anyag kontrolling. Raktárra és anyag felhasználási hatékonyságra vonatkozó mérőszámok megfogalmazása.
• Költség kontrolling. A vállalat működése során felmerülő valós és belső elszámolások során felmerülő virtuális költségekre vonatkozó terv és annak folyamatos visszamérése.
• Dolgozói kontrolling. Teljesítmény menedzsment, szabadságok, balesetek.
• Működési kontrolling. Azt vizsgálja, hogy a vállalat adott folyamatok mellet milyen hatékonysággal állít elő terméket vagy szolgáltatást.