TUDÁSTÁR _
Hasznos információk, tanácsok
Folyamatosan bővülő tudástárunkat azért hoztuk létre, hogy hasznos információkkal, tanácsokkal szolgáljunk látogatóinknak az üzleti élet alábbi területein:
A változáskezelést sok szervezet csupán a projektmenedzsment „soft" kiegészítőjeként kezeli — valami, amire akkor jut idő, ha a technikai megvalósítás már sínen van. Mi ezzel szemben azt valljuk, hogy minden, a működést érintő változtatás csak akkor lehet sikeres, ha a változáskezelést már a projekt első pillanatától kezdve formálisan és tudatosan irányítjuk. Ehhez elengedhetetlen egy dedikált szakember vagy csapat, aki a projektcsapattal szorosan együttműködve folyamatosan és minden körülmény között az emberekre és a változás rájuk gyakorolt hatására fókuszál.
A projektmenedzsment és a változáskezelés kapcsolatát leginkább egy kettős spirálhoz — egy „szervezeti DNS-hez" — hasonlíthatjuk: a technikai megvalósítás és az emberek támogatása egymást erősítve halad előre, mert a projekt csak akkor éri el célját, ha a változás valóban beépül a mindennapi működésbe
A formális változáskezelés során egy jól bevált módszertant alkalmazunk, ennek keretében javasoljuk már a projekt indulásakor felmérni a várható hatásokat, és a projekttervvel összhangban kialakítani a változáskezelési stratégiát és részletes megvalósítási tervet. Egy átgondolt, részletes és szisztematikusan végrehajtott terv jelentősen felgyorsítja az elfogadást, és biztosítja, hogy a projekt által várt üzleti eredmények valóban megvalósuljanak.
Azt is fontos megemlíteni, hogy a változáskezelés eszközei (különösen is a változás hatásainak elemzése) minden esetben támogatják a projekt tartalmi kivitelezését is. Nagyon sok adatot kaphatunk a tervezéshez, kockázatok, függőségek elemzéséhez, de még a projekt terjedelmének pontosításában is sokszor építhetünk az itt összegyűjtött információkra.
További gyakorlati eszközök a projekt megvalósítása során:
- Projekt Orientációs Workshop - a stratégiai célok tisztázására és a vezetőség mozgósítására: a projekt elején a mobilizáció fázisában szervezett pár órás vezetett, interaktív beszélgetés a projekt által érintett összes terület képviselőjének a részvételével.
- Változási Hatáselemzés – a változás hatásainak részletes feltérképezésére: a projekt érintettjeivel készített interjúk alapján készített összefoglaló elemzés a projekt várható hatásairól, kockázatairól, függőségeiről és az elvárt eredményekről.
- Változáskezelési Terv – a változáshoz szükséges feladatok összegzésére és nyomon követesére: a begyűjtött adatok alapján elkészített részletes terv a változáshoz szükséges feladatokról, a technikai projekt tervvel összhangban. Ennek a tervnek része a kommunikációs terv is.
Legsikeresebb projektjeink közös jellemzője, hogy a projektmenedzser mellett mindig dolgozik egy kijelölt változáskezelési vezető is. Feladatai között szerepel az érintettek körének feltérképezése, a rájuk gyakorolt változási hatások elemzése, a szervezet változáshoz való jelenlegi hozzáállásának felmérése, valamint azoknak a lépéseknek a meghatározása, amelyek növelik a támogatottságot és csökkentik az ellenállást. Ebben kiemelt szerepe van a „change agent / champion" hálózatnak – egy lelkes, a változás iránt nyitott belsős csapatnak, amely hatékony kommunikációs hidat képez a projektvezetés és a szervezet között.
Sokan a változáskezelést kizárólag kommunikációnak tekintik, holott ez csupán egy eleme a folyamatnak. A formális változáskezelési módszertan jóval több: a korábban felsorolt a változás hatásainak feltérképezésére használt eszközök mellett olyan további eszközök rendszere, amelyekkel folyamatosan „pulzust mérünk" a szervezeten, azonosítjuk a rejtett jeleket, aggodalmakat és visszajelzéseket, és ezeket időben visszacsatoljuk a projektvezetés felé. Ezek az eszközök bizonyítottan növelik a bevezetés sikerességét — ugyanakkor a valódi értékük abban rejlik, hogy támogatják az embereket a változás megértésében, elfogadásában és gyakorlati alkalmazásában.
Legfontosabb gyakorlati eszközök a projekt elején:
- „Change agent / champion" hálózat - a változás széleskörű elfogadtatására: különböző eszközökkel tudjuk segíteni a hálózat sikeres működését, vezetett megbeszélésektől, tréningektől a visszajelzéseket gyűjtő űrlapokig
- Gyors visszajelző felmérések – a szervezet „pulzusának" folyamatos mérésére: ajánlott minél több csatornát bevonni a projekt kommunikációba, az egyik leghatékonyabb eszköz a rövid, gyors ún. „pulse" kérdőívek rendszeres kiküldésével követni a szervezet reakcióit a változásra